Privacyverklaring Jeugdbescherming west

De verwerking van persoonsgegevens
Een persoonsgegeven is informatie die iets zegt over een persoon of herleidbaar is naar een persoon.
Iedere handeling die Jeugdbescherming west kan uitvoeren met persoonsgegevens, wordt het verwerken
van persoonsgegevens genoemd. Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om het opvragen van informatie of het
delen van informatie met iemand anders. Jeugdbescherming west acht het van groot belang dat er
zorgvuldig met de persoonsgegevens van cliënten en anderen wordt omgegaan. Hoe wij dat doen leggen
wij hieronder uit. Wilt u meer informatie over hoe wij met uw privacy omgaan, dan kunt u ook ons
privacyreglement raadplegen op
https://jeugdbeschermingwest.nl/downloads/pages/403/privreglementgiversieclientenversie2-0-.pdf.
Er is ook een landelijke privacyapp waar jeugdigen en ouders informatie kunnen vinden over hun privacy
en rechten, zie https://www.jeugdconnect.nl/privacy/.

Doel en rechtsgrond persoonsgegevens
Jeugdbescherming west is een gecertificeerde instelling die de kinderbeschermingsmaatregelen en
jeugdreclassering uitvoert. Dit is een vorm van gedwongen hulpverlening en wordt ook wel de
‘jeugdbescherming’ genoemd. Onze deskundigheid kan door de gemeente ook in het vrijwillig kader
worden ingezet. Jeugdbescherming west komt in beeld als er zorgen zijn over de veiligheid of ontwikkeling
van een kind of als crimineel afglijden voor een jeugdige dreigt. Wij hebben een maatschappelijke opdracht
om kinderen te beschermen. Deze maatschappelijke opdracht is vastgelegd in de Jeugdwet. Om deze
opdracht goed te kunnen uitvoeren zijn wij verplicht om persoonsgegevens van onze cliënten te
verwerken. Daarnaast verwerkt de GI persoonsgegevens van personen met wie in het kader van de
uitvoering van de jeugdbescherming direct of indirect contact is, zoals van familieleden, pleeggezin en
betrokken hulpverleners.

Sommige persoonsgegevens zijn extra gevoelig, omdat de verwerking ervan veel impact kan hebben op
iemands leven. Gegevens die iets zeggen over iemands ras, godsdienst of gezondheid zijn voorbeelden van
bijzondere persoonsgegevens waarvoor speciale wetten gelden. Dat geldt ook voor strafrechtelijke
gegevens. Deze gegevens zijn extra beschermd door de wet. Ook het verwerken van het BSN mag alleen als
de wet dit voorschrijft. Persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16 jaar zijn altijd gevoelig en krijgen
daarom altijd extra bescherming. In principe is het verboden om deze extra gevoelige persoonsgegevens te
verwerken. Wij zijn echter als uitzondering op deze regel op grond van de wet bevoegd om deze gevoelige
persoonsgegevens te verwerken. Wij gebruiken deze persoonsgegevens om een goed beeld van de situatie
te krijgen zodat wij de jeugdige, de ouders en andere gezinsleden goed kunnen begeleiden en dat ook
kunnen verantwoorden.

Jeugdbescherming west bewaart gegevens van de jeugdige en het gezin in een dossier. In het dossier staan
de persoonsgegevens van de jeugdige(n) en de overige gezinsleden zoals naam, adres, geboortedatum en
BSN. Ook staat in het dossier relevante inhoudelijke informatie die Jeugdbescherming west over de cliënt
heeft ontvangen of heeft verzameld. De informatie is meestal door de betrokkene zelf aangedragen of door bijvoorbeeld een school of huisarts. Bij verwerking van persoonsgegevens leggen we daarom vast
waar de informatie vandaan komt. Het dossier bevat privacygevoelige informatie. Dat betekent dat het
dossier niet zomaar op te vragen is of in te zien is door anderen. Alle medewerkers van Jeugdbescherming
west hebben een geheimhoudingsplicht. Dat betekent dat zij vertrouwelijk moeten omgaan met de
persoonsgegevens van de betrokkene.

Uitgangpunten bij de verwerking van persoonsgegevens
Jeugdbescherming west hanteert een aantal uitgangspunten bij de verwerking van persoonsgegevens en
neemt maatregelen voor een rechtmatige, betrouwbare, behoorlijke en zorgvuldige omgang met
persoonsgegevens:

Jeugdbescherming west verwerkt alleen persoonsgegevens die voor de uitvoering van de taken
noodzakelijk zijn. Daarbij zorgen we ervoor dat persoonsgegevens alleen verwerkt worden voor het
specifieke doel waarvoor ze verzameld zijn.
Jeugdbescherming west verwerkt niet méér persoonsgegevens dan noodzakelijk is.
Jeugdbescherming west zorgt dat steeds wordt bekeken wat voor de betrokkene de minst ingrijpende
manier is om gegevens te verzamelen.
Jeugdbescherming west zorgt er voor dat de persoonsgegevens die worden gebruikt juist en
nauwkeurig zijn.
Jeugdbescherming west bewaart uw persoonsgegevens zolang als nodig is voor het doel waarvoor ze
verzameld zijn of op grond van de archiefwet is vereist, en niet langer dan wettelijk is toegestaan.
Jeugdbescherming west neemt passende maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. Alleen
personen met de juiste bevoegdheden en geheimhoudingsplicht kunnen persoonsgegevens verwerken.
Met organisaties die toegang hebben tot de persoonsgegevens die wij verwerken, zoals een ICT-bedrijf,
hebben wij daarvoor een verwerkersovereenkomst.
Jeugdbescherming west beschikt over een register van verwerkingen dat informatie bevat over de
persoonsgegevens die wij verwerken. Dit register bevat meer gedetailleerde informatie over de
persoonsgegevens die wij verwerken, zoals welke persoonsgegevens worden verzameld en waarvoor
wij die gegevens gebruiken.

Wie heeft toegang tot het dossier?
Uitvoering dienstverlening

Medewerkers van Jeugdbescherming west die betrokken zijn bij de uitvoering van de jeugdbescherming
van de jeugdige hebben toegang tot informatie in het dossier. Dat geldt ook voor de vervanger van
deze medewerker. Voor gedragswetenschappers en juristen die om advies worden gevraagd kan het
ook nodig zijn dat zij toegang tot het dossier hebben. Dit gebeurt alleen als dit noodzakelijk is voor de
uitvoering van hun werkzaamheden in een casus.
Voor het uitvoeren van administratieve handelingen, zoals het versturen van brieven en het invoeren
van rapportages, hebben administratief medewerkers toegang tot het dossier.

Onderzoek & controle

Daarnaast kunnen leidinggevenden (of namens hen gemandateerden) dossiers inzien voor het
uitvoeren van kwaliteitscontroles, interne audits en klachtbemiddeling, en voor onderzoek bij
incidenten en calamiteiten.
Jeugdbescherming west kan er voor kiezen om mee te werken aan wetenschappelijk onderzoek in het
kader van het algemeen belang. Voor dit onderzoek worden dossiers geselecteerd. Indien onderzoekers
toegang krijgen tot een dossier dan gelden strikte voorwaarden zoals het kunnen aantonen van een
Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en ook voor de onderzoekers geldt de verplichting t.a.v. het tekenen
van een geheimhoudingsverklaring. Tevens zullen in de uiteindelijke onderzoeksrapportage nooit
persoonsgegevens zijn opgenomen.
Jaarlijks krijgt Jeugdbescherming west bezoek van de accountant en het Keurmerkinstituut. Voor de
financiële en kwaliteitscontroles die deze instanties uitvoeren, kan door hen steekproefsgewijs toegang
tot dossiers worden gevraagd. In het geval dat de inspectie Gezondheidszorg en Jeugd of de inspectie
Justitie en Veiligheid een onderzoek verricht in onze organisatie zijn wij verplicht hieraan onze
medewerking te verlenen inclusief het verlenen van toegang tot dossiers. Dat geldt ook voor een
onderzoek door de (Kinder)ombudsman. Medewerkers van de genoemde organisaties hebben tevens
een geheimhoudingsverklaring getekend.

Met wie wisselt Jeugdbescherming west persoonsgegevens uit?
Jeugdbescherming west mag persoonlijke gegevens van de betrokkene niet zomaar aan anderen
doorgeven of gegevens over de betrokkene opvragen. Het uitgangspunt is dat voor het uitwisselen van
persoonsgegevens toestemming van de betrokkene nodig is om de geheimhoudingsplicht te kunnen
doorbreken. En wij moeten beoordelen of door het uitwisselen van informatie niet de privacy van andere
personen wordt geschonden. In de volgende situaties kunnen wij zonder toestemming van de betrokkende
informatie met een derde uitwisselen:

Bij een ondertoezichtstelling mogen wij zonder toestemming informatie bij andere beroepskrachten
opvragen die noodzakelijk is voor de uitvoering van de ondertoezichtstelling. En de beroepskrachten
moeten ons deze informatie geven. Ook als zij een geheimhoudingsplicht hebben.
Jeugdbescherming west is wettelijk verplicht informatie te verstrekken, zoals aan de Inspectie
Gezondheidszorg en Jeugd bij een calamiteit of het verstrekken van het BSN aan een
jeugdhulpaanbieder om jeugdhulp te kunnen inzetten.
Jeugdbescherming west mag zonder toestemming gegevens uitwisselen met de Raad voor de
Kinderbescherming, Veilig Thuis, de rechterlijke macht en openbaar ministerie en Centrale Autoriteit
Internationale Kinderaangelegenheden als dat nodig is om de jeugdige te beschermen.
Als het voor het uitvoeren van de jeugdbescherming noodzakelijk is, verstrekt Jeugdbescherming west
gegevens aan hulpverleners of instanties die direct betrokken zijn bij de hulpverlening.
Jeugdbescherming west mag gegevens uitwisselen met onze klachtencommissie, tuchtcolleges en de
Nationale- en Kinderombudsman in het geval van een (tucht)klacht of in het kader van juridische
procedures.
Als een medewerker vindt dat hij alleen door anderen te informeren ernstig nadeel, een strafbaar feit of
gevaar voor de jeugdige of een andere betrokkenen kan voorkomen kan de medewerker bijvoorbeeld
persoonsgegevens verstrekken aan de politie of de casus inbrengen in samenwerkingsverband zoals een
Zorg- en Veiligheidshuis.
Jeugdbescherming west geeft persoonsgegevens (NAW: naam/adres/woonplaats, BSN en ingezette
dienstverlening) door aan gemeenten, ter controle van de facturering van ons werk of die voor de
gemeente noodzakelijk zijn voor de toegang tot jeugdhulp.
Jeugdbescherming west is bevoegd om een melding te doen in de verwijsindex risicojongeren. In de VIR
staat alleen geregistreerd dat er een melding is gedaan. De reden van de melding of inhoudelijke
informatie die Jeugdbescherming west over de jeugdige heeft, wordt er niet in vermeld. Een melding
omvat alleen het BSN van de jeugdige, de naam en contactgegevens van Jeugdbescherming west en de
datum van de melding.

Kunt u het dossier inzien?
De betrokkene kan om inzage in het dossier vragen. De betrokkene kan alleen gegevens inzien over
hemzelf. De (wettelijk) vertegenwoordiger van de jeugdige kan daarnaast ook gegevens over de jeugdige
inzien. Gegevens over andere personen in het dossier kunnen alleen met toestemming van die ander
worden ingezien.

Inzien dossier door jeugdige:
• Is een jeugdige jonger dan 12 jaar? De jeugdige kan in principe niet zijn eigen dossier inzien. Alleen een
ouder met gezag of voogd kan dat namens de jeugdige doen.
• Is een jeugdige tussen de 12 en 16 jaar? Zowel de jeugdige als ouder met gezag of voogd kunnen het
dossier inzien. De ouder met gezag of voogd heeft hiervoor geen toestemming van de jeugdige nodig.
• Is een jeugdige 16 jaar of ouder? Alleen de jeugdige heeft recht op inzage. Wil de ouder met gezag of
voogd inzage in het dossier? Dan is toestemming van de jeugdige nodig.
• Is de jeugdige wilsonbekwaam? Dan komt het recht op inzage toe aan de ouder met gezag of voogd. Is
de jeugdige 18 jaar of ouder? Dan komt het recht op inzage toe aan de (wettelijk) vertegenwoordiger
van de jeugdige.

Welke rechten heeft u nog meer?
De betrokkene heeft, naast het hierboven genoemde recht op inzage, ook recht op:
1. Recht op informatie over de verwerking van zijn persoonsgegevens,
2. Correctie en aanvullen van persoonsgegevens wanneer deze feitelijke onjuist of niet volledig zijn
opgenomen,
3. Vernietiging van het dossier, tenzij bewaring van het dossier van aanmerkelijk belang is voor een
ander dan de betrokkene of als de wet zich hiertegen verzet. ,
4. Beperking van het verwerken van persoonsgegevens o.a. als de juistheid van persoonsgegevens wordt
betwist (deze persoonsgegevens mogen dan tijdelijk niet verder verwerkt worden),
5. Verzet tegen het verwerken van persoonsgegevens voor bijvoorbeeld wetenschappelijk onderzoek
vanwege specifieke persoonlijke omstandigheden (de gegevensverwerking wordt stop gezet),
6. Het verkrijgen van een afschrift van de gegevens die over de betrokkene zijn opgenomen in het
dossier.
Voor jeugdigen jonger dan 12 jaar of jeugdigen die wilsonbekwaam zijn, kunnen de rechten door de
wettelijk vertegenwoordig van de jeugdige worden uitgeoefend.

Bent u een betrokkene en wilt u één van bovengenoemde rechten uitoefenen? Dan kunt u hiervoor een
verzoek doen bij ons. U kunt dit verzoek richten aan de jeugdbeschermer, teammanager of Functionaris
Gegevensbescherming (zie contactgegevens). Uiterlijk binnen een maand na uw aanvraag ontvangt u een
reactie. Bij complexe of meerdere verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. U
ontvangt hiervan tijdig een bericht.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) kent ook nog het recht op vergetelheid,
dataportabiliteit en een menselijk blik bij organisaties die op basis van automatisch verwerkte gegevens
besluiten nemen. Deze rechten zijn niet toepassing op de gegevensverwerking door Jeugdbescherming
west.

Hoe lang wordt een dossier bewaard?
Jeugdbescherming west bewaart het dossier van een cliënt die begeleid is in het kader van
jeugdreclassering of in het vrijwillig kader gedurende 15 jaar, te rekenen vanaf het tijdstip waarop de
begeleiding is afgesloten. Dossiers in het kader van een kinderbeschermingsmaatregel worden tot uiterlijk
30 jaar vanaf het moment dat het dossier is gesloten bewaard.

Beveiliging
De beveiliging van persoonsgegevens vindt plaats via meerdere technische en organisatorische
maatregelen zoals Firewalls, Virusscanners, wachtwoordbeleid, logging van toegang, gedragsregels en
bewustwordingscampagnes voor medewerkers.

Rechtsbescherming en klachten
Heeft u een klacht of een opmerking over hoe Jeugdbescherming west omgaat met de verwerking van uw
persoonsgegevens? Bij voorkeur zien we dat u uw klacht bespreekt met de betrokken medewerker en/of
diens leidinggevende. Ook kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming (FG), die
over de situatie onafhankelijk advies kan geven.

Wat kunt u nog meer doen als u het niet eens bent met onze beslissing die wij hebben gegeven op uw
verzoek om uw rechten uit te oefenen of bij klachten?
- Indien een betrokkene het niet eens is met een beslissing van Jeugdbescherming west op een verzoek
om inzage in het dossier of vernietiging, correctie, aanvulling of beperking van persoonsgegevens, dan
kan de betrokkene binnen zes weken na de beslissing van Jeugdbescherming west een verzoek bij de
burgerlijke rechter indienen om hierover een beslissing te nemen. Dit verzoek kan zonder advocaat
worden ingediend.
- Indien de betrokkene klachten heeft over de wijze waarop hij is bejegend in verband met bepalingen van
dit reglement, dan kan de betrokkene zich wenden tot de klachtencommissie van Jeugdbescherming
west. Daarnaast kan de betrokkene bij onvrede over de wijze waarop Jeugdbescherming west met
zijn/haar persoonsgegevens is omgegaan contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens met een
verzoek om te bemiddelen of te adviseren of een klacht in te dienen.

Contactgegevens
Jeugdbescherming west
De contactgegevens van alle vestigingen kunt u hier vinden:
https://jeugdbeschermingwest.nl/contact

Functionaris Gegevensbescherming
FG@Jeugdbeschermingwest.nl
Of een brief naar het volgende adres:
Neherkade 3054
2521 VX Den Haag

Autoriteit Persoonsgegevens
T 0900 - 2001 201
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/vragen-aan-deautoriteit-persoonsgegevens

Versie: april 2019